Twee opdrachtgevers. Eén gezamenlijke afdeling informatievoorziening.
Collega’s die zich iedere dag voor twee organisaties inzetten.
Op papier een mooie samenwerking. In de praktijk best een uitdaging.
Want goede ICT’ers zijn niet automatisch communicatiespecialisten.
Zo’n samenwerking vraagt nét iets meer dan alleen technische skills.
Hierdoor waren onze opdrachtgevers continu bezig met de zoektocht naar de pérfecte match.
Tot ze dachten: wil je iets anders bereiken? Dan moet je het anders aanpakken.
En dus belden ze Ralph.
Acht vacatures binnen het team Informatievoorzieningen bleven onvervuld.
Deze uitdaging ontstond door de intergemeentelijke samenwerking: één team werkt voor twee gemeenten.
Dat vraagt meer dan inhoudelijke kennis. Medewerkers moeten ook kunnen verbinden en samenwerken.
Opdrachtgever: “Deze intergemeentelijke samenwerking vraagt iets anders van je mensen.
We bleven maar hetzelfde dansje doen. En dan is het niet zo verrassend dat je ook hetzelfde resultaat krijgt.”
Er was dus niet alleen behoefte aan nieuwe mensen, maar aan andere mensen, met andere competenties.
Dat vroeg ook om een andere manier van kijken naar wie je zoekt én hoe je die mensen vindt.
De opdrachtgever besloot hulp van buiten de organisatie te zoeken en schakelde Ralph in.
Waarom Ralph? Omdat hij anders naar vraagstukken kijkt, vertelt de opdrachtgever.
Hij vliegt zaken op zijn eigen manier aan, spreekt de taal van het bestuur en management en weet mensen mee te nemen in een nieuw verhaal.
Maar een andere aanpak vraagt vertrouwen.
De opdrachtgever en Ralph geloofden allebei dat anders werven kon werken.
Nu was het aan de stuurgroep om erop te vertrouwen dat het bekende loslaten ook daadwerkelijk tot betere kandidaten zou leiden.
Dat vertrouwen kwam er. En daarmee kwam er ook ruimte voor een ander dansje.
De opdracht die we meekregen van de opdrachtgever was helder: acht mensen werven vóór de zomer.
En omdat we die opdracht pas kregen in april, was dat best een uitdaging.
Maar anders werven gaat veel verder dan alleen zoeken naar andere kandidaten.
Als je andere mensen wilt bereiken, dan moet je ook écht anders gaan werven.
Daardoor werd de opdracht al een stuk breder.
We gingen terug naar de tekentafel om het wervingsproces opnieuw in te richten.
Geen motivatiebrieven en geen traditionele sollicitatiegesprekken.
Er was maar één harde voorwaarde: kandidaten moesten minimaal een hbo opleiding hebben afgerond.
De studierichting maakte niet uit. Daarmee werd de vijver ineens een stuk groter.
We begonnen bij de basis: de vacature zelf.
Er werd een nieuwe huisstijl ontwikkeld om de vacatures meer te laten opvallen en de teksten werden herschreven, zodat ze beter aansloten bij de doelgroep die we wilden bereiken.
Maar de grootste verandering zat in het sollicitatieproces.
Geen motivatiebrief. Geen sollicitatiegesprek.
Het insturen van een cv was voldoende om deel te nemen aan de volgende twee stappen:
Iedereen die interesse had en aan het opleidingsniveau voldeed, kon deelnemen aan het evenement op een locatie in de buitenlucht.
Geen formele sollicitatieronde, maar een dag waarop kandidaten en organisatie elkaar konden leren kennen.
Ook het team informatievoorziening, managers, de projectgroep en de gemeentesecretaris waren aanwezig.
Kandidaten konden daardoor direct in gesprek met hun toekomstige collega’s.
En op de naamkaartjes stond maar één titel: ‘Toekomstige collega’s.
Dat zorgde voor open en eerlijk gesprekken die je niet snel voert tijdens een traditioneel sollicitatiegesprek.
Minder formeel, meer gelijkwaardig en veel meer gericht op de vraag of er een klik was.
Tijdens het evenement waren er verschillende stands ingericht.
Kandidaten konden bijvoorbeeld hun profiel verder aanscherpen en ontdekken welke van de verschillende functies het beste bij hen paste.
Dat leverde verrassende inzichten op.
Kandidaten ontdekten soms dat een andere functie veel beter aansloot bij hun profiel dan de functie waarvoor ze oorspronkelijk waren gekomen.
Daardoor solliciteerden verschillende deelnemers uiteindelijk op een andere functie.
Maar het ging niet alleen om de organisatie die de juiste kandidaat vond.
We wilde ook iets voor de kandidaat betekenen.
Zo konden deelnemers bijvoorbeeld een persoonlijkheidstest doen.
Zo ging iedereen met nieuwe inzichten naar huis, ook als iemand uiteindelijk niet zou solliciteren.
Opdrachtgever: “We ontvingen ontzettend veel positieve reacties. Er hing een hele leuke sfeer,
energie en dynamiek. Ook collega’s en externe inhuurkrachten deden mee.
Dat maakte de bijeenkomst niet alleen waardevol voor de kandidaten, maar ook voor onszelf.
Het werd zelfs een mooie teambindingsactiviteit.”
Het resultaat van dit event: 81(!) enthousiaste deelnemers.
Meer dan 60 mensen hebben aangegeven te willen solliciteren.
Het tweede onderdeel van de sollicitatieprocedure was opnieuw anders dan een traditioneel sollicitatiegesprek:
De ‘ik wil het je zien doen’-dag.
In plaats van vragen wat iemand zou doen, kregen kandidaten de kans om het daadwerkelijk te laten zien.
In verschillende groepen gingen ze aan de slag met een casus.
Opdrachtgever: “Juist door mensen bezig te zien, werd zichtbaar wat op papier moeilijk te beoordelen is.”
De dag leverde waardevolle inzichten op voor de organisatie én bleek verrassend leuk voor de kandidaten.
Er werd samengewerkt, gelachen en zelfs onderling telefoonnummers uitgewisseld.
Ook op deze dag werd er geïnvesteerd in de mensen.
We wilden niet alleen ontdekken wie bij de organisatie paste, maar ook iets meegeven aan de mensen die deelnamen.
Daarom kregen alle deelnemers ook feedback, óók de kandidaten die uiteindelijk niet werden aangenomen.
Denk aan concrete ontwikkeltips of een advies voor een training die hen verder kon helpen.
Zo werd de sollicitatieprocedure geen eenzijdige selectie, maar een dag waar beide partijen iets aan hadden.
De opdracht was ambitieus: in korte tijd acht mensen werven.
Dat is gelukt. Alle acht vacatures werden ingevuld.
Maar het succes ging verder dan alleen de vacatures vullen.
Dankzij de andere manier van werven kregen mensen een kans die op basis van hun cv waarschijnlijk nooit door de eerste selectie waren gekomen.
Niet alleen werden zij uitgenodigd, sommigen werden uiteindelijk zelfs aangenomen.
En minstens zo belangrijk: de manier waarop er geworven werd, bleek goed aan te sluiten bij de organisatie zelf.
Opdrachtgever: “Zelfs het warme gevoel waar onze gemeente bekend om staat, heeft Ralph tijdens het hele proces doorgevoerd.
Iedereen was welkom tijdens het event en iedereen die daarna wilde solliciteren, werd uitgenodigd voor de casusdag.
Mensen werden persoonlijk ontvangen en aan het einde van de dag opgevangen oor collega’s met een kop koffie om samen de dag af te sluiten.
Vervolgens hebben we alle kandidaten persoonlijk gebeld, of ze nu de geschikte kandidaat waren of niet.
Zo sloot deze manier van werven naadloos aan bij wie wij zijn als organisatie.”
Een andere manier van werven vraagt niet alleen iets van kandidaten, maar ook van de organisatie zelf.
Niet iedereen binnen het team Informatievoorzieningen was daarom vanaf het begin enthousiast over de nieuwe aanpak.
Juist daarom werden de collega’s actief bij het proces betrokken.
Ze maakte het van dichtbij mee, zagen wat de aanpak opleverde en kregen steeds meer vertrouwen in de nieuwe manier van werven.
De houding veranderde. Waar in het begin weerstand was, ontstond gaandeweg enthousiasme en zelfs eigenaarschap.
Achteraf gaven meerdere collega’s aan dat dit de juiste stap was.
Sterker nog: collega’s kwamen zelf met ideeën om in de toekomst in een totaal andere ‘vijver’ naar kandidaten te zoeken.
Alleen een goed idee is niet voldoende. Het succes zit het in een aantal ingrediënten die samen het verschil maken.
Uiteindelijk is het doel niet om als externe partij onmisbaar te worden. Integendeel!
Ralph helpt organisaties om dezelfde soort uitdagingen uiteindelijk zelf aan te kunnen.
Zodat ze over een paar jaar niet opnieuw met precies dezelfde vraag aankloppen, maar zelf weten hoe ze het anders kunnen aanpakken.
“Ralph heeft ons latenzien dat een ander dansje écht een ander resultaat oplevert.
Hij creëerde een andere manier van werven die aansluit bij ons als organisatie.
Hij brengt energie en je kon merken dat door die energie, hij mensen makkelijk meekreeg in zijn verhaal.
Het was een erg leuke en leerzame ervaring om dit samen met Ralph te kunnen doen.
Ik ben nu al benieuwd waar we over een jaar staan!”